Clasifica la documentación y Gana tiempo

Etiqueta el contenido una vez y aprovecha ese trabajo el resto de tu vida. Los atributos (o metadatos) son pequeñas palabras que ayudan a localizar el contenido.

custom_metadata

Facilitan la localización y no depende de la estructura de carpetas que tengas. La clasificación es automática en la mayoría de los casos, y en el resto de ellos es muy fácil indicar los atributos que quieras.

Por ejemplo puedes definir un Tipo de documento Factura que contenga atributos como “Numero de Factura”, “Importe”, “Fecha de Factura” o “Proveedor”. De este modo a final de mes podrás buscar todas las facturas de un periodo concreto y de un proveedor en particular. Con esto puedes presentar información en las auditorías o inspecciones a la velocidad del rayo ;). Sencillo y extremadamente potente.

Mas aún, puedes definir reglas inteligentes (ó Reglas de Negocio) en función de determinados atributos. Por ejemplo cuando un documento tenga el atributo “Entregable” dicho documento se transforma en PDF y se mueve a la carpeta de Entregables, notificando por email a determinados Grupos de Usuarios.